Email ormai quale mezzo di comunicazione pratico e veloce, soprattutto in ambito lavorativo e professionale. È bene tenere conto che l’utilizzo di tale mezzo per l’inoltro di documenti, file, e comunicazioni è ben regolamentato sia da parte del dipendente che per il datore di lavoro. A tal proposito ci si interroga se sia legittimo il controllo della posta elettronica, da parte del nostro titolare, o se questi sia autorizzato a cancellare la casella di posta elettronica, a seguito della fine del rapporto di lavoro del dipendente.
Cercheremo di fare chiarezza in merito al coinvolgimento della privacy, facendo riferimento a determinate disposizioni presenti nello Statuto dei Lavoratori.
Email aziendali e invio per scopi personali
Di seguito cercheremo di fare un po’ di chiarezza, in merito all’uso dell’email aziendale per scopi personali. A tal riguardo è giunto anche il giudizio da parte della Cassazione che in merito a tale situazione ha stabilito che il dipendente non può andare ad utilizzare la email aziendale, ai fini personali. Tutto ciò è vietato formalmente, nel contratto collettivo nazionale, e nel regolamento aziendale in essere.
In certi casi il dipendente può arrivare a perdere la propria occupazione, nel momento in cui si vada a delineare un danno all’Azienda, di un certo rilievo. Basti pensare l’eventualità che questi utilizzi la email aziendale, per compiere reati.
Chi può controllare le email aziendali
Il poter effettuare dei controlli nelle email aziendali, è stabilito nello Statuto dei lavoratori. Tale documentazione pertanto autorizza di fatto il datore di lavoro ad avere accesso alle email aziendali di un dipendente, sempre previa comunicazione preventiva. Tale procedura però non è da ritenersi ordinaria o di routine. Ciò dovrà manifestarsi per un valido motivo, o nel caso si debbano portare a compimento degli approfonditi controlli, a seguito di precisi indizi e sospetti.
Pertanto si può affermare che andare a sbirciare nella posta elettronica di un proprio dipendente, debba presupporre un minimo di sospetto di colpevolezza, in merito a comportamenti che possano danneggiare l’Azienda. Bisogna rammentare che l’email è accumunata alla corrispondenza. Pertanto in quanto tale, questa viene tutelata dall’articolo 15 della nostra Costituzione italiana, che ne preserva la segretezza.
In pratica la posta elettronica può essere classificata come un domicilio digitale personale, protetto da password. Ecco quindi che scatterebbe il divieto d’accesso sia ai colleghi che ai diretti superiori del lavoratore.
Email e cessazione di rapporto di lavoro: cosa accade
Quando viene a decadere un rapporto lavorativo l’email legata a quel determinato dipendente, dovrà essere disattivata. Con tale disposizione si pronuncia il Garante della privacy. Risulta pertanto impossibile che lo stesso account di posta elettronica possa passare di mano ad un altro dipendente, o rimane attivo. A tal riguardo si suggerisce all’azienda di attivare la modalità di risposta automatica a quel preciso indirizzo di posta elettronica, che inviti il mittente a contattare un altro account aziendale.
Non è possibile però andare ad attivare un redirect automatico, che in maniera immediata inoltri la posta elettronica ricevuta dall’ex dipendente, ad un nuovo account aziendale. Tale comportamento sarebbe del tutto simile al lasciare attivo l’account, andando a ledere anche in questo caso la privacy dell’ormai ex dipendente.
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